Levéltári alapfogalmak kutatóknak

 

Fond: A levéltári rendezés alapegysége. Egyazon iratképző szerv által képzett (pl. az Erdőmérnöki Kar Dékáni Hivatalának iratai), vagy ugyanarra a szervre vagy témára vonatkozó iratok összessége (pl. kutatási jelentések). Az iratképző szerv lehet természetes vagy jogi személy is (tehát ember vagy szervezet is).

Állag: fondon belüli legmagasabb szintű egység, valamilyen szempont szerint összetartozó iratokat jelent. Ilyen például az iktatott iratok egysége valamelyik dékáni hivatal által leadott iratanyagon belül. Általában a fondképző szervnél is elkülönül.

Fond- és állagjegyzék: az adott levéltár által őrzött iratanyag szerkezetét, összes fondját és állagát, valamint azok évkörét és terjedelmét foglalja össze.

Fondképző szerv: az a szerv, (személy vagy szervezet) akinek az iratait az adott fond tartalmazza.

Irat: minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat - a megjelentetés szándékával készült könyv jellegű kézirat kivételével -, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett.

Ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat

Iktatás: az irat nyilvántartásba vétel, iktatószámmal való ellátása

Iktatószám: egyedi azonosító

Iktatókönyv (korábban beadványi jegyzőkönyv): adott évben keletkezett, iktatott iratokat tartalmazza, iktatószám szerinti (időrendbeli) sorban

Mutató (korábban index): adott évben keletkezett, iktatott iratokat tárgyszavak szerint csoportosítja.

Raktári jegyzék: a levéltárban őrzött anyag raktári egységeinek (csomó, doboz, téka, kötet stb.) nyilvántartására szolgáló segédlet.

Repertórium: a legrészletesebb kutatási segédlet, a raktári egységek részletes felsorolása mellett, rövid ismertetést is tartalmaz az iratanyagról és kutatásának lehetőségeiről.

Iratfolyóméter (ifm): a levéltári iratanyag mértékegysége. 1iratfolyóméter terjedelmű az a levéltári iratanyag, amely egymás mellé téve 1 méter hosszú. Szabvány levéltári dobozok esetében a legrövidebb oldal (0,12 cm) adódik össze.

Doboz: levéltári egység, rendezett iratanyag dobozban elhelyezve. Általában savmentes dobozokat használunk, melynek leggyakoribb mérete: 385*270*120 mm.

Jelzet: az adott irat levéltári rendszerben elfoglalt helyét adja meg, tartalmazza a legfontosabb azonosítókat.

Rendezetlen az az iratanyag, amelyben a fondok vagy a fondon belül az állagok szétválasztása nem történt meg

Alapszinten rendezett az az iratanyag, amelyben az egyes fondok vagy - állagokra tagolódó fondok esetében - az egyes állagok egymástól már el vannak különítve, egy-egy fondon vagy állagon belül az iratok még nincsenek rendezve..

Középszinten rendezett az az iratanyag, amelyben a fondon vagy állagon belül egy raktári egységet (dobozt vagy egyéb tárolóeszközt) általában meg nem haladó terjedelmű levéltári egységeket alakítottak ki.

Darabszinten rendezett az az iratanyag, amelyen belül a legkisebb levéltári egységek az ügyiratdarabok, illetve az egyes iratok.

 

További levéltári szakkifejezések részletes leírása a Magyar Országos Levéltár honlapján