Az iratkezelés ellenőrzése az Egyetem szervezeti egységeinél

 

Az 1995. évi LXVI. Levéltári Törvény, a 27/2015. (V.27.) EMMI rendelet (korábban: 10/2002. (IV.13) NKÖM rendelet), valamint a 2015-ben elfogadott Iratkezelési Szabályzat értelmében a Központi Levéltár feladata az önálló iratkezelést végző szervezeti egységek iratkezelését 3-5 évenként ellenőrizni. Az ellenőrzés során részletes és pontos adatokat kell felvennünk szervezeti egységenként.

Az ellenőrzés fontosabb szempontjai:  

  • az iratkezelés folyamata,
  • milyen jellegű iratok keletkeznek,
  • a szervezeti egységben lévő iratok mennyisége (évkör, folyóméter),
  • az iratok tárolása megfelelő-e,
  • várhatóan mennyi irat kerül be a levéltárba és mikor (becslés),
  • szoktak-e selejtezni.

A felvett adatokat az ún. szervdossziékban tartjuk nyilván. Az ellenőrzést a levéltár éves munkaterve szerinti beosztásban végezzük, és jegyzőkönyv készül róla, amelyet az ellenőrzött szerv is kézhez kap. Az esetleges hiányosságokat záros határidőn belül korrigálni kell.

A szervellenőrzés a munkánk fontos része, mert az iratkezelés ellenőrzésén túl tájékoztatást adunk az iratok levéltárba adásának módjáról, valamint ennek alapján felmérhető a levéltárba kerülő iratok jellege és a várható mennyisége.

Ellenőrizzük a szervezeti egységek iratselejtezését is. A selejtezést az egyetem irattári terve alapján Selejtezési Bizottság végzi. A selejtezéshez minden esetben szükséges a levéltár hozzájárulása. A maradandó értéket nem képviselő, selejtezésre kiválogatott iratok megsemmisítését a selejtezési jegyzőkönyv záradékolásával a levéltár engedélyezi.